Participando en la Actividad del Módulo 2
ACTIVIDAD Módulo 2: REDACTAR el Acta de constitución del proyecto (project charter)
¡Genial! Ya contamos con la entidad, el equipo y el proyecto seleccionado. Ahora es el momento de entrar en la segunda fase del ciclo de vida en la gestión de proyectos … la DEFINICIÓN. Y podemos pensar que ya está definido con el título, pero no. Es esencial delimitar el proyecto mediante el acta de constitución (Project Charter).
El acta de constitución del proyecto es el documento que, una vez definido, redactado y firmado por las personas responsables de la entidad, va a permitir contar con recursos y por tanto que el proyecto se lleve a cabo.
Te preguntarás: ¿existe un esquema de la información a incluir en el acta de constitución? Sí que existe y se ha incluido en la tarea del módulo 2 en forma de tabla a rellenar. Como verás, cada parámetro cuenta con una explicación, generalmente una pregunta clave, y en la celda siguiente deberás escribir su respuesta. Por ejemplo, en la primera se debe definir el nombre del proyecto, primero a nivel coloquial, útil para que el equipo y las personas que colaboren en él sepan de qué proyecto se está hablando (el nombre de guerra). Y un segundo nombre, que técnicamente responda a lo que realmente es el proyecto.
En este ejercicio vais (en equipos o individualmente si no es posible) a realizar el Acta de constitución (Project Charter) del proyecto escogido para el curso y como resultado de la selección realizada en etapas anteriores. Para superar la tarea P2P, se deberán detallar al menos los puntos 1, 2, 7, 8 y 9. Lo ideal es que se presenten todos, ya que así el Acta de constitución estará completa. Continúa en las siguientes pestañas del menú para descubrir la forma de entrega y evaluación (P2P).
1.
Identificación
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¿Cuál es el nombre del proyecto? Suelen ser dos nombres, uno corto y
fácil de comunicar y el segundo técnico-descriptivo. Escribe los dos
separados por un punto.
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Culturholistic.gob- Me gustan tus ojos.. táncolni a mi kis világunkban. a csillag útmutatókat.
danser i vår lille verden. stjernen guider. 私たちの小さな世界で踊っています。 スターガイド. dansar i vår lilla värld. stjärnan guider. menari di
dunia kecil kita. panduan bintang.
danser dans notre petit monde, létoile
guide. dans in ons klein wêreld. die stergidse. dançando no nosso mundinho.
os guias de estrelas. الرقص في
عالمنا
الصغير.
أدلة
النجوم
Dancing in our Little world. The guide star. bailando no noso pequeno mundo. as
guías de estrelas. ples v našem malem
svetu. vodniki po zvezd. choris minus in mundum. star Guide…
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2.
Descripción
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Descripción muy breve del proyecto, entre 50 y 100 palabras.
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Es una experiencia piloto a poner en marcha en un municipio
de Andalucía y tiene por objeto enrolar a toda la población en una experiencia de aprendizaje conjunto
vinculada al desarrollo sostenible y al cumplimiento de los principios y
valores claves para conseguirlo. A través de la involucración estratégica de la
comunidad docente en colaboración con el gobierno local, autonómico y central,
se procederá a involucrar a representantes de las entidades públicas y privadas,
la sociedad civil y la ciudadanía con el fin de conformar un equipo base
estratégico y cinco equipos de trabajo o de colaboración para su implementación
y realización creativa entre todos los participantes.
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3.
Justificación
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¿Cuáles son las razones por las que se quiere lanzar el proyecto?
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1. Necesidad
manifiesta por los ciudadanos del mundo de ser parte activa y proactiva, ser
parte de un proyecto común constructor, favorecedor de su propio desarrollo y
realización. (Un millón de voces: el mundo que queremos construir: http://www.undp.org/content/undp/es/home/librarypage/mdg/a-million-voices--the-world-we-want.html)
2. Necesidad
de nuestro entorno natural de ser cuidado, tratado con mimo y sostenibilidad
para su preservación y por ende también la nuestra.
3. Necesidad
de involucrar a todos los profesionales, agentes influyentes involucradores,
dotados de herramientas y recursos para dar viabilidad a dicha construcción
conjunta.
4. Necesidad
de informar, formar, aprender y educar de manera pertinente y vinculada con
el cumplimiento de los objetivos de desarrollo sostenible y los principios y
valores fundamentales.
5. Necesidad
del propio territorio y del propio municipio de experimentar desarrollo y
crecimiento ecológico,
6. Etc.
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7.
Objetivo
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¿Cuál es exactamente el objetivo del proyecto?
Medible, alcanzable y duración determinada. Por ejemplo, aumentar tal
€ de tramitaciones online en 2018
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Crear
como mínimo un equipo base dinamizador del proyecto y cinco equipos de trabajo
interconectados e involucrados en los 5 distritos elegidos para poner en marcha un plan de acción de
desarrollo sostenible contando además con la colaboración de un equipo
profesional para el funcionamiento de la plataforma tecnológica y los talleres,
en el plazo de 12 meses.
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8.
Alcance
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¿Qué productos o servicios finales se entregarán como fruto de los
trabajos del proyecto?
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-
Una Comisión intergubernamental conformada por
representantes del gobierno central, autonómico y local.
-
Proceso de puesta en marcha, gestión y
seguimiento efectuados por la misma.
-
El equipo base y los cinco equipos de trabajo
comentados, cuya característica principal es la heterogeneidad de sus
participantes en cuanto a profesión, ubicación, nacionalidad, edad, etc..
-
La infraestructura tecnológica base.
-
Necesitaremos un equipo técnico que realice las
labores correspondientes en la plataforma.
-
Los talleres dinamizadores formativos, educativos
y motivacionales.
-
Un equipo profesional que ponga en marcha los talleres y trabaje en
conexión con los equipos comentados hasta ahora.
-
La documentación relativa a los protocolos de
actuación del proyecto.
-
La documentación e informes relativos a los
procesos de seguimiento, de análisis, evaluaciones y valoraciones realizadas
por todos los participantes.
-
El plan de acción – intervención en los
distritos.
-
El nivel de impacto de desarrollo alcanzado en cada
distrito
-
El ciclo de evaluación completo detallado.
-
Un sistema de apoyo y colaboración del equipo
profesional.
-
Un sistema de organización, dinamización y
gestión puesto en marcha por el Equipo Base en colaboración con el equipo
profesional.
-
Un sistema de difusión en la Red y diversos
espacios digitales y analógicos.
Etc. |
9.
Recursos
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¿qué recursos van a ser necesarios? Describir las personas (con
perfil) y los recursos materiales necesarios.
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-
Humanos: La comisión intergubernamental, los
equipos y participantes involucrados. También el equipo profesional técnico y el específico para los talleres.
-
Tecnológicos: la infraestructura base y los
canales de difusión y comunicación digitales a nivel interno y externo.
-
Educativos: las acciones educativas incluidas en
los talleres y en el plan de acción- intervención.
-
Formativos: Toda la formación implícita en los
talleres y sesiones realizadas.
-
Material escolar: el material aportado por los
centros educativos públicos, privados y concertados.
-
Instalaciones: las cedidas por las diferentes
entidades para la realización de los talleres, encuentros y demás actividades.
-
Otros recursos posibles: los económicos, pueden
ser inferiores a lo calculado en el comienzo
de la actividad. La motivación, colaboración e involucración harán que sean
mínimos.
Etc. |
10.
Costes
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¿Cuál va a ser el coste total aproximado?
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-
-
Tendrá que ser modificada la actividad de cada
centro educativo y de cada entidad colaboradora. También del resto de
participantes implicados. Supone salir de la rutina, de lo “establecido” o de
las pautas establecidas para el trabajo diario en cada entidad colaboradora.
Costes económicos de difícil identificación, si bien
se prevén sean de reducido tamaño, gracias al apoyo y colaboración de todas las
entidades participantes. |
11.
Tiempo
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¿Cuánto se espera que el proyecto dure? Y ¿Cuál es el plazo máximo
para ejecutarlo?
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-
Se espera dure 12 meses.
-
El plazo máximo para ejecutarlo es 18 meses.
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12.
Especificaciones técnicas
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¿Qué características técnicas ha de cumplir el producto del proyecto?
Es interesante concretar dimensión, aspecto, etc.
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-
Estar
referenciados con código o numerados para su localización en la
plataforma base.
-
Deben ser fácilmente localizables sus autores, por
lo que además dispondrán de enlaces a esta información importante.
-
Han de estar documentados y ordenados por fechas
y distritos o a un espacio común.
-
Deben contener una descripción clara que nos
indique con exactitud a qué producto hace referencia.
-
Debe detallar los posibles subproductos
contenidos en el mismo, o los productos mayores a los que pertenece si se da
este caso.
-
Debe especificar los criterios de calidad,
idoneidad y pertinencia alcanzados en base a los valores concretados en los
talleres.
-
Deben estar detallados todos los recursos
utilizados y las personas participantes.
-
Debe además tener detallados las relaciones y aspectos
comentados en los talleres, que hacen referencia a la visión holística
comentada.
-
ETc
-
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13.
Limitaciones
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¿habrá algo que afecte al proyecto mientras se ejecuta y cuando se
entregue? Por ejemplo algunas especificaciones especiales.
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-
Si, afectará la denominada triple restricción:
los costes, el alcance y el tiempo.
-
En cuanto a los costes, sobre todo afectará
positivamente la suficiente motivación y concienciación de unidad y de
pertenencia generada en los primeros pasos del proyecto. Y la consecución de la
suficiente colaboración en cuanto a cesión de espacios, recursos y compartición
de conocimientos entre otros aspectos, llevará consigo una considerable y
creciente disminución de costes.
-
En cuanto al tiempo, será necesaria también
poner en marcha una buena motivación en cuanto a organización de los
participantes y de las acciones a llevar a cabo así como su implementación en
los talleres y los distritos, para que las posibles variaciones de tiempos y
cumplimientos no supongan un problema excesivo, y al contrario sean motivo de
aprendizaje y actualización activa para todos entre todos.
-
En cuanto al alcance, podemos establecer un
protocolo de vinculación continua con los puntos anteriores, e ir aspirando a
resultados de logro y desarrollo a medida que avanzamos. Esto nos permitirá
continuar la actividad motivados e involucrados en las acciones emprendidas.
-
En definitiva creo que lo que más afecta a la
realización del proyecto desde su inicio es conseguir un equilibrio entre estos
tres elementos, de manera que consigamos engranarlos desde el principio y
conectarlos a través de un vínculo clave que es la motivación y el deseo de
continuar participando y colaborando.
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14.
Interesados
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¿Qué personas de dentro y fuera de nuestra organización están
interesadas o afectadas por el proyecto?
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-
En principio los interesados y afectados son
toda la población del municipio, las personas que habitan y viven la situación de
partida, y las vivencias más o menos directas que van teniendo lugar a lo largo de la
implementación del proyecto.
-
También lo son los demás municipios de la
región, nación, comunidad internacional o mundial. No solo les influye la difusión
que se lleve a cabo a lo largo del proyecto, mucha de ella se hará en tiempo
real, sino también la propia implementación, como hemos comentado, cualquier
acción pequeña, mediana o grande influye en el sistema global al que pertenece.
-
Más aún lo son los participantes involucrados,
aquellos que participan, colaboran y realizan el proyecto, construyen su propio
desarrollo con el mismo.
-
De manera relevante los centros educativos junto
con los demás colaboradores del municipio dinamizadores del proyecto. El
profesorado y alumnado siendo los principales actores dinamizadores,
involucradores y realizadores del proyecto.
Afecta al gobierno local, autonómico y regional,
porque esta experiencia aporta claves para la consecución de los objetivos de
Desarrollo Sostenible y la vivencia de los principios y valores que los
impulsan. |
15.
Organización del proyecto
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¿Qué personas de dentro de nuestra organización se encargan de
gestionar el proyecto?
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Partiendo de la base que el proyecto afecta a nivel interno y externo, la gestión ha de ser llevada a cabo por todos los participantes. Considerando que la Organización de la Junta de Andalucía la conformamos entre todos los ciudadanos andaluces y se construye teniendo en cuenta las demás organizaciones, creo que debería ser un proyecto abierto con posibilidad de participación en la gestión para toda la ciudanía andaluza y también para otras comunidades externas. En concreto, el proceso de gestión del proyecto creo debe ser impulsado desde la Comisión intergubernamental, con la participación de los equipos participantes, considerando también las aportaciones de aquellos ciudadanos que puntualmente deseen participar en la misma.
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16.
Riesgos iniciales
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¿Qué riesgos se identifican antes de empezar el proyecto?
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-
No estar definido ni concretado desde su inicio.
-
No tener claros los recursos necesarios y otros
aspectos importantes.
-
Existir dudas en cuanto a si merece la pena
ponerlo en marcha o no, sobre todo en relación a una sobrevaloración de los
costes o de las limitaciones temporales por encima de las posibilidades
personales.
-
No poner en marcha los canales de información y
comunicación adecuados para realizar un comienzo claro entre los participantes
que dan los primeros pasos.
-
No haber abordado entre los participantes el
enfoque y la planificación o haber dedicado poco tiempo a esto.
-
No destinar a la fase inicial de definición del
proyecto consensuada, el tiempo necesario para conseguir la colaboración de
todos los participantes.
-
No involucrar lo suficiente y necesario a los
participantes o realizadores- demandantes y beneficiarios del proyecto desde su
inicio.
-
Poner el foco en demandas externas desvinculadas
con las necesidades reales del municipio y de sus ciudadanos.
-
No tener claro desde el inicio el verdadero alcance del producto.
-
No alinear el proyecto al plan estratégico
consensuado por todas las entidades participantes, y por la organización intergubernamental
conformada.
-
No haber designado a una persona o equipo de
personas como directora/as del proyecto.
-
No firmar el acta de constitución o Project
Charter.
-
No identificar adecuadamente a cada uno de los
participantes.
-
No valorar suficientemente la influencia
positiva de los participantes en el proyecto.
- Insuficiente
involucración y cocreación del equipo base.
-
Dificultad para hacer un buen uso de la
plataforma base.
-
Dificultad para los centros educativos modificar
el currículo y adaptarlo al nuevo proceso de aprendizaje interconectado.
-
Dificultad
para crear los protocolos necesarios.
-
Dificultad para crear y poner en marcha las
acciones necesarias, por ejemplo, el proceso de seguimiento y evaluación
continuos.
Etc. |
17.
Requisitos de aprobación del proyecto
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¿Qué constituye el éxito del proyecto?
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El Éxito del proyecto lo constituyen los procesos estratégicos puestos en marcha:
-
La creación de un buen sistema de comunicación,
participación y trabajo en equipo.
-
La creación de un ambiente motivado y motivador,
dinamizador de todos los participantes.
-
La adecuada información, formación y actividades
de animación presentes a lo largo del proyecto.
-
Tener claras las acciones a realizar y su inclusión
en el currículo, o la adaptación de este a las mismas para la comunidad docente
y la experiencia de aprendizaje del alumnado.
-
La necesaria, suficiente y pertinente conexión e
interoperatividad, o mejor aún la colaboración intra e inter centros y también
ente las diferentes entidades participantes a nivel interno y externo.
-
La creación adecuada del equipo multidisciplinar conformado
por los directivos, representantes políticos y de diversas entidades públicas y
privadas así como ciudadanos de a pie, para colaborar, dar impulso y apoyo al
proyecto.
-
La estrategia por tanto se centra en el cómo más
que en los resultados, aunque estos también son importantes. El objetivo
principal es llegar al final con los equipos conformados, involucrados y el
trabajo en los distritos como mínimo iniciado y con resultados visibles.
-
El éxito también lo constituye el sistema de
difusión interactiva puesto en marcha. Una parte de la estrategia es la
difusión del proyecto a la comunidad global a través de los diferentes espacios
de la Red. También a nivel analógico por cada entidad participante.
-
El éxito está vinculado a la continua revisión y
la participación de todos en el seguimiento del proyecto y en su evaluación.
También en la creación de nuevas propuestas ante imprevistos, problemas o
bloqueos. Por último la comodelación del mismo, es asunto de todos
los participantes.
-
El éxito ante todo está vinculado a la
participación de todos los miembros en su diseño, realización y evaluación
continua. Por tanto también en los procesos de análisis de la situación de
partida y de la evaluación ex ante, antes de ponerlo en marcha.
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18.
Nombramiento de los responsables
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¿Quiénes son los principales responsables del proyecto dentro de la
organización?
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Los principales responsables son las personas encargadas de
hacer que cada fase se cumpla, proceso vinculado con la correspondiente toma de
decisiones sobre los cometidos a llevar a cabo.
La primera misión o cometido debe ser ponerlo en marcha, y
creo ha de ser de la Junta de Andalucía en colaboración con el Gobierno Central
y Local del municipio elegido. Esta decisión conlleva una serie de acciones
para la captación de los primeros participantes clave, la creación del equipo
base y de la infraestructura tecnológica…
A medida que se van creando equipos e involucrando
participantes, la responsabilidad del proyecto se va repartiendo en función de
los cometidos o funciones a realizar en cada uno de ellos.
En los equipos de trabajo, cada equipo y cada miembro es
responsable de su parte de proyecto, de sus acciones, tareas y de su parte de
organización, gestión y seguimiento.
Cada entidad se responsabiliza y aporta en función por una
parte de su actividad, también de su
responsabilidad o acciones específicas del equipo al que pertenece.
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