Participando en la actividad del módulo 4

Te pedimos que, con un poco de imaginación, redactes con tu grupo (o individualmente) un informe en tu blog sobre cómo ha ido el proyecto, considerando que ya se ha ejecutado y finalizado. Puedes seguir el siguiente orden:

 

• Cabecera con datos básicos del proyecto: nombre, jefe de proyecto, entidad, …

Nombre del proyecto: Cultutholistic.gob + “Me gustan tus ojos”

Jefe del proyecto: Junta de Andalucía, Gobierno local y Central.

Entidad: Intergubernamental en el municipio.

• Indicadores: estado de los principales indicadores definidos para el proyecto.

Plazos:

SV: variación en plazo respecto al previsto: 2 meses en el comienzo del proyecto y 6 meses en la finalización. Una vez iniciado, 1 semana de demora en el comienzo y retraso en la finalización de cada fase

SPI. Eficiencia de utilización del tiempo: Muy alta.

EACt: finalización prevista del proyecto: 12 a 18 meses

Costes:

CV: variación en coste respecto al presupuesto. Mucha variación, ha podido ser muy inferior al presupuesto realizado debido a los procesos de motivación e involucración.

CPI: eficiencia de utilización de los recursos. En las primeras fases fue menor, a medida que el proceso de aprendizaje iba favoreciendo la consecución de resultados se hacía mayor y continuaba en crecimiento.

ETC: coste previsto del trabajo restante: Tendencia a ser cada vez menor gracias a los recursos conseguidos, el aprendizaje, las competencias, la motivación, el sentido de pertenencia, etc.

EAC: coste previsto a la finalización.mínimo o muy poco.

VAC: variación prevista en costes a la conclusión:en principio leves, si bien las circunstancias imprevistas han influido en cierto modo variando los costes.

TCPI: eficiencia de utilización de los recursos pendientes: en línea creciente de aprendizaje, conocimiento, mejora  y consecución de resultados.

• Alcance del proyecto: estado de entregables y requisitos, así como cambios aprobados en el mismo.

Entregables: Son los productos finales que hemos conseguido a lo largo del proyecto:

Han sido los equipos conformados, la plataforma base, un número de acciones interconectadas y un nivel importante de involucración entre otros.

Requisitos: Hemos conseguido agilizar los procesos, siguiendo las líneas estratégicas comentadas en los contenidos, usando prototipos y enfoque ágiles, aprendiendo a navegar a favor de la corriente en determinados momentos, cuando no hemos dispuesto de suficientes recursos o de tiempo, con el fin de no dañar lo realizado. Hemos conseguido aplicar el concepto Wishlist, la técnica Moscow de priorización o Pareto, Kiss, Dry, Die, etc de simplificación.

Así mismo hemos podido documentar las solicitudes de cambio y los cambios realizados para poder realizar un seguimiento, y la plataforma base ha sido nuestro lugar preferido para hacerlo. En este espacio digital, todos los participantes hemos podido en cualquier momento consultar el estado de nuestro trabajo, realizar un seguimiento, valoración y aportar en relación al mismo, registrar incidencias en el lugar oportuno, o anotar hechos en el diario de abordo o cuaderno de bitácora.

Hemos puesto también el foco en conformar equipos bien organizados, haciendo fluir la buena comunicación y el entendimiento y el adecuado uso de la plataforma base, para realizar las pequeñas modificaciones cuando nos ha sido necesario.

Cambios aprobados:

-          Aprendizaje continuo: hemos tenido una experiencia de aprendizaje continuo, hemos aprendido a hacer haciendo de manera colaborativa y en contacto con la realidad del municipio.

-          Organigrama: hemos tenido que realizar una serie de cambios en función de las circunstancias imprevistas que se nos han ido presentando, tanto en relación con las funciones dentro de los equipos, sus cometidos individuales y colectivos, vinculados además con la modificación del número de participantes y otras modificaciones que han tenido lugar.

-          Cronograma: Hemos tenido que modificarla y ajustarla en relación a los cambios realizados en el proyecto o las circunstancias imprevistas.

-          Presupuesto: Hemos tenido una modificación del presupuesto inicial motivado por la optimización de los recursos y la motivación e implicación de los participantes, para beneficio de la Organización y de los participantes.

-          Tecnología: Hemos tenido que ir actualizándonos con el sistema a medida que avanzábamos y se iban presentando nuevas necesidades o las propias de los cambios tecnológicos.

-          Entorno: Hemos tenido la influencia continua del entorno y hemos sabido gestionarla positivamente, sirviendonos esta experiencia una fuente de aprendizaje y enriquecimiento del proyecto.

-          Ideas: el proyecto lo hemos considerado un ente vivo que hemos ido transformando  con nuestro hacer, reflexiones, evaluaciones, modificaciones, colaboraciones externas, etc. 

-          Propuestas: Hemos recibido interesantes propuestas de los participantes, de todas las entidades, ciudadanía, y agentes externos también que han influido constructivamente en el proyecto. El proyecto a su vez ha influido positivamente en las propuestas.

-          Participantes Hemos involucrado y hecho partícipes a nuevos ciudadanos no involucrados en las primeras fases, motivados por las tres bajas que se han producido y también por las aportaciones que estos nos han realizado en la plataforma.

• Actividades del Proyecto: estado de las actividades previstas en el período e hitos, desviaciones y cambios en el cronograma.

Las actividades que hemos previsto han sido realizadas todas si bien los resultados han sido diferentes a los esperados en el comienzo del proyecto. Los hitos que han marcado el proyecto han sido el primer encuentro de la Comisión InterGubernamental con las diferentes entidades del municipio, también lo ha sido la cración del Equipo Base, la creación de los Equipos de trabajo, la captación de los equipos profesionales de apoyo, la puesta en marcha de la plataforma digital, la puesta en marcha de los talleres, del plan de acción en los distritos, y por último las jornadas y el festival que marca el final del proyecto. A su vez las acciones continuas paralelas han sido los procesos de seguimiento, evaluación, feedback y difusión del proyecto.

Las desviaciones que hemos tenido que realizar han sido: por un lado la puesta en marcha de la plataforma y de los talleres, la primera ha sufrido una demora de una semana, la segunda la hemos adelantado varios días a la fecha de inicio prevista motivados por la necesidad de incentivar el proyecto, añadiendo actividades no contempladas en un primer momento. En cuanto a la creación de los equipos, el equipo base se ha conformado en el plazo previsto, los e1equipos de trabajo han necesitado 4 dias más del tiempo previsto. Como resultado de lo anterior, el plan de acción se creó e implementó con retraso, una semana aproximadamente, y las jornadas y festival final se viron  algo mermados en cuanto a participación y la motivación que hubiesemos querido conseguir.

El cronograma lo hemos tenido que modificar por lo que hemos comentado,  por los cambios producidos en el proyecto y las circunstancias e imprevistos que se han presentado.

• Costes del proyecto: Acumulado de costes, desviaciones y cambios en el presupuesto.

Los costes han sido mínimos ya que hemos conseguido activar la involucración y motivación entre los participantes. Las empresas privadas han colaborado y aportado recursos, han cedido espacios, han contribuido con su conocimiento. Las públicas también lo han hecho, en especial los centros educativos han creado un equipo subbase estratégico dinamizador de la comunidad educativa y han conseguido involucrar al 40 % de la población a través del trabajo conjunto de su profesorado y alumnado con los demás participantes. Además la empresa privada por su parte ha involucrado a un 25% de la población, sobre todo a personas activas, quienes han visto aumentar sus ingresos y su actividad social gracias al proyecto.

El gobierno local ha demostrado un buen funcionamiento, una elevada participación y aportación de recursos, de apoyo y motivación a todas las actividades. El festejo final, ha significado mucho para el municipio, los participantes y la población en general, tanto a nivel interno como externo. Se ha difundido en la Red y otros espacios digitales y analógicos, y ha sido valorado muy positivamente por la ciudadanía global.

El municipio se siente motivado e inspirado a continuar esta andadura, esta senda de aprender a aprender haciendo de manera colaborativa, sostenibilidad y ecología en el territorio.  

La población en general se siente satisfecha, ya que los cinco distritos tratados, han alcanzado una notable mejoría en cuanto a limpieza, reciclaje de residuos e involucración de los habitantes en diversas propuestas públicas.

• Recursos humanos: Desempeño de los miembros del equipo, conflictos, cambios en el equipo y variaciones de esfuerzo respecto a la planificación

Los participantes en los primeros pasos hemos vivido una fase de iniciación, de calentamiento, reflexión, duda, profundización en diversos detalles, debate, conflicto, desconfianza, …todo ello hizo que el comienzo fuese lento. Una vez iniciado, una vez enrolados en el proceso de aprendizaje, un resultado nos conducía a otro resultado y así conseguíamos ir avanzando. A lo largo del proyecto también hemos tenido problemas derivados de bajas por enfermedad, y otras circunstancias personales, y esto nos ha valido para remodelar los equipos y crear incluso un clima más dinámico y flexible.

Los problemas en definitiva nos han valido para aprender y unir más a los equipos, dándose las circunstancia como en ocasiones hemos comentado “en las que en primer lugar hayamos conseguido el suficiente y necesario nivel de integración en el grupo  e implicación en el proyecto”

• Riesgos: relacionar incidencias del período e impacto en el proyecto.

Sobre todo, las incidencias más frecuentes se debían a desconfianzas, prejuicios, estancamientos vinculados al miedo, al desconocimiento, a tender a hacer las cosas de manera individual, etc.

El impacto en el proyecto ha consistido en un retraso de las acciones previstas, en no optimizar adecuadamente los recursos, en no alcanzar los objetivos en el tiempo planteado, etc. 

Todo ello lo hemos ido superando y el resultado ha sido muy positivo para todos.

• Lecciones aprendidas: qué haríais diferentes, qué habéis aprendido en esta ocasión y qué consejos le podríais dar a otra persona que tuviera que gestionar un proyecto parecido.

Lo que haría diferente: despertar la confianza desde el primer momento, incentivar el clima de confianza y no tener miedo ni demostrar miedo ante el error, ante la equivocación y el no saber en un momento dado como llevar a cabo una acción. Lo comunicaría a los compañeros y les demostraría desde el comienzo mi deseo de crear un ambiente de confianza y de hacerlo mejor entre todos. También lanzándome a la aventura del aprender a aprender haciendo. Involucrarme sin miedo en los talleres y las dinámicas, disfrutar más cada una de las experiencias que hemos vivido en el proyecto.

Gestionar un proyecto creo no es un asunto de una persona o de un equipo concreto sino de todo los participantes. Todos podemos contribuir a realizar una buena gestión en cualquier momento. Creo que debemos involucrar a todos los participantes en todas y cada una de las acciones de un proyecto, y la plataforma base es un recurso clave o estratégico para conseguirlo.